Warum Excel ?

1. Vorteile von Excel

- Jeder kennt es

- Fast jeder hat schon damit gearbeitet

- Das Programm ist ausgereift

- Es ist leicht zu erlernen

- Mit einfachsten Mitteln lassen sich Berechnungen automatisieren

- Jede Formel ist sichtbar und kann verändert werden

- neben Berechnungen sind auch Arbeitsabläufe durch sogenannte Makros leicht automatisierbar, wie etwa Seriendruck oder Listensortierungen

- Wo Formeln und aufgezeichnete Makros nicht ausreichen, kann die Programmiersprache Visual Basic eingesetzt werden, durch die den Anwendungsmöglichkeiten des Programms praktisch keine Grenzen mehr gesetzt sind.

- Datenbankanwendungen sind möglich, von der einfachen Adreßliste bis zu relational-orientierten Unternehmensdatenbank

- Datenbankkonvertierungen sind mit einfachen Formeln möglich

- Die Excel zugrundeliegenden Formate werden von nahezu jedem anderen Programm unterstützt. Kein Softwareunternehmen kann es sich derzeit leisten, eine Datenaustauschmöglichkeit mit Excel nicht anzubieten.

- Das Programm eignet sich hervorragend, um softwaretechnisches Grundwissen aufzubauen. Bereits nach wenigen Minuten kann man mit dem Programm arbeiten. Das Wissen kann je nach Bedarf erweitert werden. Bei Problemen ist die Hilfefunktion des Programms vorbildlich. Literatur oder Kurse sind nicht notwendig.

- Das Verhältnis von Programmieraufwand zu Ertrag, also Zeitersparnis ist im Vergleich zu den meisten anderen Programmen optimal, insbesondere, wenn Änderungen notwendig werden. Es muß nicht alles von vornherein perfekt sein. Jede Anwendung ist erweiterbar.

- Das Programm denkt mit. Wird die Struktur einer Datenbank geändert oder eine Zelle verschoben, passen sich die übrigen Formeln automatisch an.

2. Nachteile von Excel

- Der Hauptvorteil des Programms, nämlich daß vieles, was in anderen Programmen nur mit komplizierter Programmierarbeit erreicht werden kann, hier bereits durch die Grundstruktur festgelegt ist, ist gleichzeitig der größte Nachteil. Das Programm benötigt aus diesem Grund relativ viel Arbeitsspeicher. Mit ein paar einfachen Tricks läßt sich dieses Problem jedoch weitestgehend beheben. Auch ohne Tricks ist die Verwaltung mehrerer Tausend Datensätze, beispielsweise in Form von Artikel- oder Adress-, Konten- oder Angebotslisten auch mit 5 und sogar mit 10 Jahre alten Rechnern möglich.

- Die Tabellen sind auf maximal 65.536 Datensätze mit jeweils maximal 256 Datenfeldern beschränkt. Das heißt jedoch nicht, daß oberhalb dieser Grenze gar nicht weitergearbeitet werden könnte, lediglich die Formeln, mit denen man größere Datenbanken verwalten will, werden etwas komplizierter.

- Zur Sicherstellung der relationalen Integrität von Datenbanken existiert keine Standardformel, diese läßt sich jedoch mit einem Aufwand von einer Minute pro Datenbanktabelle nachträglich einprogrammieren.

- Die Textverarbeitungsmöglichkeiten sind nicht perfekt. Bis auf die fehlende Möglichkeit der automatischen Silbentrennung am Zeilenende ist jedoch nahezu alles umsetzbar, was man auch von großen Textverarbeitungsprogrammen gewöhnt ist, also automatischer Zeilensprung, Blocksatz, Fett- oder Farbdruck usw. Insbesondere bei Standard- oder Serienbriefen ist Excel effektiver und komfortabler einzusetzen, als beispielsweise Microsoft Word, ohne daß das Erscheinungsbild der Schreiben schlechter wäre.

3. Vorurteile gegenüber Excel

- Das hartnäckigste Vorurteil gegenüber Excel ist, das Programm sei eine reine Tabellenkalkulation und nur für einfache Berechnungen zu gebrauchen, also als Ersatz für den Rechenschieber oder Taschenrechner. Tatsache ist, daß Excel zum einen eine Unmenge von Funktionen für jede nur erdenkliche Berechnung zur Verfügung stellt (siehe nachfolgende Liste aus der Hilfefunktion des Programms):

Tabellenfunktionen nach Kategorie

Datenbank- und Listenverwaltung
Datum und Zeit
DDE und Externe
Technische
Finanzmathematische
Information
Logische
Matrix
Mathematische und Trigonometrische
Statistische
Text


Darüber hinaus ist die Erstellung, Verwaltung und Nutzung von Datenbanken möglich, dies auch mit automatischer Speicherung. Diagramme zur Veranschaulichung von Daten können automatisch erstellt werden. Arbeitsabläufe lassen sich automatisieren, dies nicht erst durch Programmierung sondern bereits durch die Aufzeichnung einer von Hand durchgeführten Aktion, wie etwa der Sortierung einer Liste oder dem Kopieren von Daten.

- Ein weiteres Vorurteil gegenüber Excel besagt, daß das Programm von jedem bedient werden kann und darum für professionelle Anwender oder als Qualifikationsmerkmal am Arbeitsmarkt uninteressant sei. Insbesondere Universitäten und Fachhochschulen verabschieden sich darum in der Lehre zunehmend von MS-Excel.
Tatsache ist jedoch, daß kaum jemand in der Lage sein wird, das Programm in gänze beherrschen zu können. Tatsache ist auch, daß zwischen dem, was man nach einem Kurzseminar (etwa im Rahmen der Ausbildung) mit Excel umsetzen kann und dem, was Profis erreichen, ein extrem großer Unterschied besteht.

- Noch vor zehn Jahren hieß es, Microsoft-Excel sei das einzige Programm, daß für Kalkulation, Controlling- oder Datenbankanwendungen mit vertretbarem Aufwand auch in kleineren und mittelständischen Unternehmen eingesetzt werden kann. Nun sind plötzlich komplexe, anspruchsvolle ERP-Programme gefragt, da Excel zu viele Beschränkungen aufweise. Tatsache ist, daß Excel sowohl netzwerk- als auch datenaustausch- und internetfähig ist. Viel wichtiger ist jedoch, daß bei Einsatz von MS-Excel auf Netzwerke verzichtet werden kann, die Daten lassen sich problemlos per Diskette oder E-Mail austauschen, der Übertrag ist Sekundensache. Ebenso kann - sofern Excel als Einzelplatzlösung eingesetzt wird - auf Datensicherungsmaßnahmen und Zugriffsrechte verzichtet werden.

4. Einsatzbeispiele für MS-Excel

- Erstellung von Angeboten auf Basis einer Produktdatenbank. Automatische Speicherung auftragsspezifisch festgelegter Sonderkonditionen

- Erstellung von Rechnungen anhand von Artikeldatenbanken oder zuvor automatisch gespeicherten Angebotsdaten

- Rechnungsprüfung anhand von Auftragsdatenbanken

- Datenbankerstellung, Datenverwaltung, Datenaufbereitung und -konvertierung

- Druck von Serienbriefen mit vielfältigen Auswahloptionen und Individualisierungen

- Schließen der Lücken, die andere Programme lassen. Insbesondere sogenannte ERP-Programme verzichten auf alles, was sich nicht standardisieren läßt und wo darum die Gefahr besteht, bei Fehlern gewährleistungspflichtig zu werden. Übertrag der erzeugten Daten in ein eventuell vorhandenes Buchhaltungs-, Warenwirtschafts- ERP- oder sonstiges Programm

5. Was spricht gegen MS-Access ?

- MS-Access ist ein Datenbankprogramm und besitzt als Vorteil gegenüber Excel die Eigenschaft, eine relationale Datenbankstruktur automatisch sicherzustellen. Daß heißt aber nicht mehr, als daß bei einer aus mehreren Tabellen bestehenden Datenbank, die Eingaben in einer bestimmten Tabelle dazu führen, daß nötige Folgeeingaben in weiteren Tabellen nicht vergessen werden (also z.B. bei der Erfassung eines Vertrags auch die Adresse des Auftraggebers miterfaßt wird). Dies läßt sich geradezu lächerlichem geringem Zeitaufwand Aufwand auch in Excel sicherstellen, im Vergleich zu der Zeit, die man bei der Arbeit mit Access durch das "Wegklicken" der entsprechenden Fehlermeldungen oder Neueingabe nicht gespeicherter Daten verbringt, erscheint dieser Aufwand sogar noch geringer, als er ohnehin ist.

- Im Gegensatz zur Sorgfalt, die Access bei der Einhaltung der relationalen Grundstruktur walten läßt, steht die mangelnde Unterstützung bei der Änderung von Datenbanken. Fügen Sie in einer Auftraggeberdatenbank z.B. eine Spalte für den wichtigsten Ansprechpartner hinzu, kann es passieren, daß im Schriftwechsel die Adresse unvollständig wiedergegeben wird, der Brief also nicht ankommt. In Excel hingegen gibt es vielfältige Möglichkeiten, solche Fehler zu vermeiden. Bei Änderungen in einem Access-Programm kann es sogar nötig werden, daß alles neu programmiert werden muß.

- Weiterhin bietet Access die Möglichkeit von Mehrfachabfragen. Die sind jedoch auch mit Excel machbar.

-Jede über eine einfache Abfrage hinausgehende Auswertung ist bei MS-Access mit extremem Aufwand verbunden. Wo Excel eine Vielzahl einfacher Formeln bietet, muß in Access programmiert werden.

- In der Folge kapitulieren selbst gut ausgebildete Informatiker bei Anwendung von MS-Access bereits vor einfachen Problemen, die in Excel von Laien gelöst werden können.

5. Was spricht gegen andere Tabellenkalkulationen ?

- Derzeit ist MS-Excel noch das ausgereifteste unter den sogenannten Tabellenkalkulationsprogrammen, insbesondere aufgrund der weit über Kalkulationszwecke hinausgehenden Funktionalität.

- Hauptsächlich die geringeren Anschaffungskosten sprechen im Moment für andere Programme. Wer eine reine Tabellenkalkulation benötigt, bekommt diese bereits kostenlos (!). Die derzeitigen Sicherheitsprobleme der Microsoft-Programme führen bei Konkurrenzunternehmen jedoch verstärkt zu vielversprechenden Versuchen, Excel tatsächlich abzulösen. Als derzeitige kostenlose Alternative ist beispielsweise "Open-Office" wert, beobachtet und zumindest testweise eingesetzt zu werden.

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